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Groupware
Groupware hace referencia a
tecnología de software y hardware (TIC) para asistir la interacción de grupos.
Trabajo cooperativo asistido por
computadora; es el estudio de cómo los grupos trabajan, y cómo podemos
implementar tecnología para mejorar la interacción de grupos y la colaboración.
Groupware hace referencia a las
diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una sola meta:
“permitir
que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo”.
El trabajo en equipo puede ser
llevado a cabo compartiendo información o creando e intercambiando datos.
Tipos de herramientas Groupware
Groupware se refiere a las herramientas de:
=Mensajería
(instantánea o no).
=Agenda
compartida.
=Documento
del área de trabajo compartida.
Características de los Groupware
Proveer de un ambiente de
colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a
cabo.
=Mantener la
información en un solo sitio común para todos los miembros.
=Interactuar
con otros usuarios, de forma escrita, voz ó video.
Clasificación del groupware
Se puede clasificar de dos maneras:
el groupware síncrono, el cual permite la colaboración en tiempo real, ya sea
con usuarios en el mismo lugar o geográficamente distribuidos, y el asíncrono,
que permite la colaboración pero no necesariamente se da la interacción en el
mismo tiempo.
=Herramientas
de intercambio de información (foros electrónicos) .
=Herramientas
de administración de contactos.
=Herramientas
de Workflow.
=Conferencias
electrónicas (videoconferencia, chat, etc.)
Groupware síncronos y asíncronos
Las aplicaciones típicas de los
groupware síncronos (los cuales soportan aplicaciones en tiempo real) son:
pizarrones compartidos, teleconferencia, chat y sistemas de toma de decisiones.
Algunos ejemplos de aplicaciones
típicas de los groupware asincrónicos son: e-mail, calendarios.
Funciones de las aplicaciones groupware
Los groupware deben proporcionar tres
funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C:
◦Comunicación,
es la función más importante del groupware, ya que es el medio en que la
información es compartida.
◦Colaboración,
utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna
actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las
asambleas tradicionales como: lugar y tiempo para la realización de la misma o
la disponibilidad de información.
◦Coordinación,
es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en
conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y
revisión de su ejecución.
Tecnología Workflow
Workflow, que se traduce literalmente
como flujo de trabajo. Hace referencia a la gestión modelada y computarizada de
todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas
involucrados en realizar el proceso de negocios (también llamado proceso
operativo).
También puede traducirse el término
Worflow como gestión electrónica de procesos de negocios.
Los sistemas workflow son una
tecnología que ayuda a conseguir las metas de la empresa, que son la coordinación,
comunicación y cooperación entre los miembros de la organización. Tan lejos
como la coordinación es entendida, el workflow permite la administración de
tareas a través de los procesos de negocios, dando la correcta tarea a la
persona correcta, en el momento más apropiado.
Proceso negocio
Un proceso de negocio se define como
un conjunto de uno o más procedimientos enlazados o actividades, las cuales
colectivamente realizan un objetivo del negocio o meta, normalmente dentro del
contexto de una estructura organizacional definiendo roles funcional y
relaciones.
Ejemplos del proceso de negocio
Entre los ejemplos de proceso de negocios
tenemos:
=Procesamiento
de órdenes
=Reporte de
gastos
=Procedimientos
de producción.
Cabe mencionar que los workflows son sólo un
camino para la información, para reducir tiempo, dinero y esfuerzo en la
ejecución de un proceso de negocio.
Tecnología Workflow
En la práctica, un Workflow puede describir:
◦El circuito
de validación.
◦Las tareas
que deben realizarse entre los distintos participantes de un proceso.
◦Los plazos
que deben respetarse.
◦Los modos de
validación.
Además, le proporciona a cada protagonista la
información necesaria para que pueda completar su tarea.
Funciones más comunes que
proporciona los Workflow
Asignación de tareas al personal.
=Mecanismos
de control y seguimiento de tareas.
=Permitir la
colaboración en las tareas comunes.
=Optimización
de recursos humanos y técnicos, alineándolos a la estrategia de la empresa.
=Automatización
de las secuencias de los procesos de negocio y optimización de las mismas.
=Agilización
de los procesos de negocio y como resultado un mejor servicio al cliente.
=Soportar
procesos de reingeniería de negocio.
Proceso de publicación en línea
1. El editor propone un artículo al director
de la sección.
2. El editor de la sección le echa una mirada
al documento y lo valida.
3. El editor en jefe considera que el
documento contiene elementos que no son actuales y lo devuelve al editor.
4. El editor revisa la copia y la envía al
director de sección.
5. El director de sección corrige algunos
errores tipográficos y envía nuevamente el artículo al editor en jefe.
6. El editor en jefe valida el documento para
que se publique en línea.
Sistema de administración de Workflow
Un sistema de administración de
Workflow (WMS) es un sistema que define, crea y administra la ejecución de
workflows a través del uso de software, corriendo en una o más máquinas de
workflow, las cuales son capaces de interpretar las definiciones de los procesos,
interactuar con otros participantes del workflow, cuando es requerido, e
invocar el uso de herramientas de tecnología de la información y aplicaciones.
Cabe notar que un WMS por definición
es un servicio que caen dentro de la categoría de groupware, puesto que
generalmente involucra actores, actividades y recursos que en conjunto proveen
un producto o servicio. Así se puede ver un WMS como un sistema en el que
varias personas interactúan entre sí.
Clasificación de diferentes tipos de
workflow
Por lo general se distingue 2 tipos de
workflow:
◦Workflow
procedimental (también denominado Workflow de producción o Workflow
administrativo) que corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa
y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección
del Workflow es más o menos fija.
◦Workflow ad
hoc que se basa en un modelo de trabajo de grupo en el cual los protagonistas
participan en la decisión de hacia dónde dirigir el Workflow. Aquí la dirección
del Worflow es dinámica.
Ventajas de los Workflow
=Eficiencia
en los procesos y estandarización de los mismos.
◦ Esto conduce a: reducción de
costos, estandarización de los procesos, administración de los Procesos.
◦ Utilizando la tecnología de
Workflow es posible monitorear el estado actual de las tareas así como también
observar cómo evolucionan los planes de trabajo realizados.
◦ Permite ver cuáles son los
embotellamientos dentro del sistema, es decir aquellas tareas o decisiones que están requiriendo
de tiempo no planificado y se tornan en tareas o decisiones críticas.
=Asignación
de tareas a la gente. La asignación de tareas se realiza mediante la definición
de roles dentro de la empresa, eliminando la tediosa tarea de asignar los
trabajos caso por caso.
=Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de
información (aplicaciones y datos) van a estar disponibles para los
trabajadores cuando ellos los requieran.
=Diseño de procesos. Se fomenta a pensar los procesos de
una manera distinta a la tradicional forma jerárquica que se utiliza para
diseñarlos en la actualidad.
Groupware y workflow.
La confusión abunda cuando se
distingue entre groupware y workflow.
=Esto se
origina ya que workflow es a menudo considerado como una función o subconjunto
del groupware.
=Estrictamente
definidos, todos los tipos de groupware deben involucrar un elemento de colaboración.
=Esto no es
necesario para los sistemas workflow, estos son a veces usados por individuos
que realizan tareas que nos están directamente colaborando con colegas.
Groupware + workflow.
Un sistema workflow combinado con los
servicios colaborativos de groupware, es la forma más apropiada para manejar
los aspectos de la colaboración humana de una organización, ya que por ejemplo,
las herramientas de groupware pueden manejar algunos componentes del modelado
organizacional, como herramientas para documentos. Además, pueden ayudar en la
creación, diseminación, y mantenimiento de (versiones de) documentos, aún con
usuarios trabajando en ellos concurrentemente.
Diferencia entre groupware y
workflow.
Es muy confuso distinguir entre
groupware y workflow, esto surge desde que los workflow son considerados como
una función o un subconjunto de los groupware. Una definición estricta dice que
todos los tipos de groupware deben incluir un elemento de colaboración, pero
esto no es necesario en los sistemas workflow, algunas veces son utilizados
para tareas individuales que no están directamente en colaboración.
Bibliograf￭asﾅ
Documento
02 Groupware y Workflow
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